每到年末年初，就是做總結(jié)、做規(guī)劃的高峰期。一份優(yōu)秀的總結(jié)，一份具有前瞻性的規(guī)劃，都少不了事實(shí)數(shù)據(jù)的支撐。那么，在檔案管理工作中，如何利用好數(shù)據(jù)做出一份“漂亮的”總結(jié)或規(guī)劃？
接下來，小博就和大家分享幾個(gè)會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的妙招，保準(zhǔn)用得上！
1、檔案管理統(tǒng)計(jì)
統(tǒng)計(jì)功能，是內(nèi)嵌在會(huì)博通系統(tǒng)檔案管理模塊中的一項(xiàng)子功能。系統(tǒng)提供了包括綜合統(tǒng)計(jì)、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)表等十多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，覆蓋了檔案管理工作中涉及的各類統(tǒng)計(jì)場景。
并且，統(tǒng)計(jì)表類均能導(dǎo)出Excel，并支持打印預(yù)覽，輕松導(dǎo)出就能對(duì)統(tǒng)計(jì)信息再利用，為檔案管理人員把控進(jìn)度、總結(jié)工作提供有力數(shù)據(jù)支撐。
接下來，小博以下面幾個(gè)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)為例為大家介紹一下。
● 綜合統(tǒng)計(jì)
在年度統(tǒng)計(jì)或整體盤點(diǎn)時(shí)，常需要整理這些數(shù)據(jù)：目前庫存檔案多少卷，其中實(shí)體與數(shù)字檔案多少卷？各分類下實(shí)體與數(shù)字檔案多少卷？按年統(tǒng)計(jì)、按保管期限統(tǒng)計(jì)、按密級(jí)統(tǒng)計(jì)分別多少卷……
這些檔案綜合數(shù)據(jù)，在“綜合統(tǒng)計(jì)”項(xiàng)內(nèi)皆可一目了然。項(xiàng)目內(nèi)數(shù)據(jù)以柱狀圖、餅狀圖展示，數(shù)據(jù)可視化，展現(xiàn)更直觀。
● 檔案工作匯總表
通過檔案工作匯總表，篩選統(tǒng)計(jì)范圍后，即可迅速梳理出各全宗、各分類、各檔案類型內(nèi)的實(shí)體檔案、數(shù)字檔案、新增檔案、到期檔案與銷毀檔案的數(shù)量。
統(tǒng)計(jì)單位精確至卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)，并包括厚度（實(shí)體檔案）與容量（數(shù)字檔案）。在階段性整理，如月度總結(jié)、項(xiàng)目總結(jié)時(shí)，應(yīng)用好這個(gè)表，能幫助管理人員精準(zhǔn)把控檔案工作進(jìn)度。
● 檔案整理個(gè)人工作量統(tǒng)計(jì)表
檔案整理工作量如何量化？應(yīng)用該表，可對(duì)各檔案人員的整理工作精確至卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)統(tǒng)計(jì)。非常適合檔案部門管理人員梳理成員工作量，或多人協(xié)作檔案整理時(shí)的工作量統(tǒng)計(jì)等。
統(tǒng)計(jì)既可按創(chuàng)建人和創(chuàng)建日期，也可按歸檔人和歸檔日期進(jìn)行，篩選完成后，即可輕松統(tǒng)計(jì)出不同成員分別創(chuàng)建/歸檔了多少頁、多少件、多少卷檔案，量化成員工作量。
2、檔案借還統(tǒng)計(jì)
在會(huì)博通系統(tǒng)的借還模塊內(nèi)，針對(duì)文檔借閱利用的各類情況，亦內(nèi)嵌了維度豐富的統(tǒng)計(jì)功能。統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目主要包括三大類：登記類、統(tǒng)計(jì)類、排序類，即從信息登記、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、排序這三大維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)展示。
接下來，小博以文檔資料借閱情況在三個(gè)維度內(nèi)的統(tǒng)計(jì)表為例，為大家展示說明。
● 登記類-文檔資料借閱登記表
通過該登記表，可快速而全面地了解各層級(jí)分類、各類型文檔資料（原件、電子件或打印/復(fù)印件）的借閱情況。登記表詳細(xì)記錄了借閱時(shí)間、借閱人、借閱人部門、批準(zhǔn)人、利用方式、用途等信息，細(xì)致詳盡，文檔去向一目了然。
篩選還支持按文檔歸還狀態(tài)查詢，管理人員統(tǒng)計(jì)逾期未歸還文檔，可及時(shí)提醒催還。
● 統(tǒng)計(jì)類-文檔資料借閱情況統(tǒng)計(jì)表
針對(duì)文檔資料的整體借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過篩選，可快速了解各檔案分類下的文檔資料總數(shù)、可供借閱的文檔資料數(shù)、借閱總數(shù)、借閱人次、歸還情況等信息。
還可導(dǎo)出表格，按需形成圖表展示，如用餅狀圖展示已歸還、未歸還文檔資料數(shù)在可借閱文檔資料數(shù)內(nèi)的占比情況等。
● 排序類-文檔資料借閱次數(shù)排序
如需了解被借閱次數(shù)最多的文檔資料是哪些，借閱次數(shù)是多少……該表會(huì)由高到低一一排列，熱門名單清晰明了。通過排序信息，檔案人員可了解成員對(duì)文檔資料的高頻需求。
事實(shí)上，登記類、統(tǒng)計(jì)類、排序類三個(gè)維度各有側(cè)重、互相補(bǔ)充，可以輔助檔案管理人員快速整理、輸出相關(guān)數(shù)據(jù)，以進(jìn)一步梳理工作進(jìn)度與規(guī)劃。
3、檔案資料統(tǒng)計(jì)
針對(duì)企事業(yè)單位的上報(bào)需求，小博尤其要推薦這個(gè)實(shí)用度滿分的檔案資料統(tǒng)計(jì)表。篩選統(tǒng)計(jì)范圍等條件后，系統(tǒng)即輸出一個(gè)綜合統(tǒng)計(jì)表及所覆蓋檔案類型的各細(xì)分統(tǒng)計(jì)表；導(dǎo)出Excel，即可按需應(yīng)用于報(bào)送材料中。
適用如下級(jí)單位需上報(bào)給上級(jí)單位、企事業(yè)單位需上報(bào)檔案主管部門等工作場景，幫助檔案人員高效完成檔案資料統(tǒng)計(jì)工作。
寫在最后
會(huì)博通文件檔案知識(shí)一體化管理系統(tǒng)，提供了實(shí)用而細(xì)致的統(tǒng)計(jì)功能，這是根據(jù)檔案管理工作的各類實(shí)際應(yīng)用場景打磨而成，覆蓋應(yīng)用場景廣，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目全面，是幫助檔案管理人員梳理工作、總結(jié)規(guī)劃的利器。
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