人們需要了解有助于消除支出浪費的IT資產(chǎn)管理基準和最佳實踐。
Flexera公司云計算市場策略高級總監(jiān)Brian Adler提出了一些基準和最佳實踐，可以幫助消除大多數(shù)企業(yè)中常見的支出浪費。
企業(yè)IT支出有多少被浪費?很有可能，這是相當重要的。如果是這樣或者不確定其答案是什么，那么需要了解IT資產(chǎn)管理。
IT資產(chǎn)管理的關(guān)鍵功能隨著混合IT產(chǎn)業(yè)的擴展和面對潛在經(jīng)濟衰退的財務壓力的增長而變得越來越具有挑戰(zhàn)性。云計算、容器、SaaS和軟件供應商使用權(quán)都是經(jīng)常阻礙IT支出優(yōu)化的最復雜領(lǐng)域。
浪費的IT支出會增加。根據(jù)受訪者的估計和Flexera 狀態(tài)IT資產(chǎn)管理調(diào)查報告中的詳細描述，33%的SaaS和IaaS/ PaaS支出被浪費，34%的數(shù)據(jù)中心軟件支出被浪費，38%的桌面軟件支出被浪費。該報告收集了來自全球500名參與IT資產(chǎn)管理的專業(yè)人士的反饋，包括1000多名員工的企業(yè)的軟件資產(chǎn)管理和硬件資產(chǎn)管理流程。這些發(fā)現(xiàn)提供了對行業(yè)趨勢和最佳實踐的洞察，可以幫助其他IT組織加強他們自己的IT資產(chǎn)管理計劃，并顯著地節(jié)約成本。
IT資產(chǎn)管理基準
多種IT資產(chǎn)管理挑戰(zhàn)通常阻礙企業(yè)努力減少支出的浪費。其中最重要的是處理新環(huán)境(例如云計算、容器和SaaS)的挑戰(zhàn)，軟件供應商使用權(quán)利的復雜性質(zhì)，以及IT資產(chǎn)管理團隊中資源的缺乏。
高級IT資產(chǎn)管理程序采用持續(xù)跟蹤軟件許可的使用，同時優(yōu)化軟件許可，其功能不僅僅是審計或跟蹤SaaS和云服務的使用。這些先進的計劃可以增加軟件資產(chǎn)管理計劃的成本節(jié)省。對于尋求加強其現(xiàn)代化和節(jié)約成本計劃的初級IT資產(chǎn)管理團隊(主要關(guān)注審核響應和開發(fā)軟件資產(chǎn)管理實踐/過程)和中級IT資產(chǎn)管理團隊(從關(guān)注審核轉(zhuǎn)移到執(zhí)行軟件許可使用的持續(xù)跟蹤)來說，這是一個很有希望的指標。樂觀地說，隨著軟件資產(chǎn)管理項目的成熟，它們往往會節(jié)省更多的成本。最成功的節(jié)省領(lǐng)域包括“重用許可證以避免購買新許可證(非云計算)”、“更好地協(xié)商供應商合同”和“減少未使用軟件的維護支出”。值得注意的是：與審計相關(guān)的措施相比，這些措施在提供實際節(jié)省成本方面更為成功。
集中管理云計算程序的方法越來越多地成為企業(yè)云計算旅程的一部分。如今，69%的受訪者擁有卓越云計算中心(CCOE)或以云計算為中心的團隊來管理企業(yè)的云計算之旅。此外，83%的卓越云計算中心在團隊中擁有IT資產(chǎn)管理/軟件資產(chǎn)管理成員。隨著IT資產(chǎn)管理成為高功能企業(yè)的戰(zhàn)略職能，如今，43%的IT資產(chǎn)管理團隊直接向他們的首席信息官或首席技術(shù)官報告。與去年相比，這一數(shù)字幾乎翻了一番，去年22%采用了這種報告結(jié)構(gòu)。此外，軟件資產(chǎn)管理團隊與跨企業(yè)的其他團隊交互。最常見的是，受訪者報告軟件資產(chǎn)管理團隊與基礎(chǔ)設施和運營團隊以及IT服務管理(各由58%的受訪者報告)和安全(由50%的受訪者報告)進行交互。
節(jié)省成本的5個步驟
IT組織在擴展其IT資產(chǎn)時有多種節(jié)省資金的機會。要將企業(yè)的IT資產(chǎn)管理和IT策略計劃提升到下一個層次，需要考慮以下五個最佳實踐:
(1)改進配置管理數(shù)據(jù)庫(CMDB)中的數(shù)據(jù)
大約78%的受訪者使用配置管理數(shù)據(jù)庫，跟蹤廣泛的資產(chǎn)集：內(nèi)部虛擬機、公有云和私有云實例、公有云和私有云存儲卷和容器。然而，這些配置管理數(shù)據(jù)庫通常缺乏它們對其IT資產(chǎn)所需要的可見性。將近65%的受訪者報告說，對影響其業(yè)務結(jié)果的IT資產(chǎn)沒有準確的可見性。IT資產(chǎn)跟蹤過程是必要的，以確保配置管理數(shù)據(jù)庫不會因為不相關(guān)的條目而變得混亂;這一點尤其重要，因為企業(yè)使用越來越多的臨時資產(chǎn)(例如容器和云計算實例)。
(2)將日常成本活動與IT資產(chǎn)管理成功指標相結(jié)合
在不斷優(yōu)化成本的壓力下，軟件資產(chǎn)管理和硬件資產(chǎn)管理團隊經(jīng)常根據(jù)審計相關(guān)的活動進行度量。當然，審計的成本可能很高昂。15%的受訪者表示，他們在過去三年為回應供應商審計支付了500多萬美元。然而，專注于與成本相關(guān)的活動(如自動化、成本規(guī)避和在軟件或硬件上的節(jié)省)反而有助于提高IT資產(chǎn)管理目標的總體成功程度。
(3)確定未充分利用的IT資產(chǎn)
如果企業(yè)沒有充分利用許可證，那么桌面軟件、數(shù)據(jù)中心軟件、SaaS和IaaS/PaaS都可能被浪費掉。找出投資沒有按預期使用的地方，然后收回這些浪費的支出。
(4)管理SaaS的使用，優(yōu)化SaaS支出
雖然軟件資產(chǎn)管理團隊需要解決許多計劃，但團隊仍在努力實現(xiàn)SaaS治理和支出優(yōu)化的最佳實踐。目前，規(guī)模最大的企業(yè)(擁有10萬名員工以上)每年在SaaS上的平均支出為6400萬美元。隨著對SaaS的依賴增加，關(guān)注管理其使用以優(yōu)化成本的重要性也在增加。最常用的SaaS管理實踐包括“將所有主要SaaS應用程序鏈接到單點登錄”、“與軟件供應商協(xié)商合同條款”、“跟蹤/管理自動續(xù)訂條款”和“跟蹤SaaS用戶的使用情況和適當調(diào)整訂閱級別”。
(5)在卓越云計算中心(CCOE)中包括IT資產(chǎn)管理實踐者
卓越云計算中心(CCOE)在企業(yè)的云之旅中扮演著重要的角色。確保IT資產(chǎn)管理作為卓越云計算中心的一部分，是幫助確保遵守最佳實踐的重要步驟。
數(shù)字轉(zhuǎn)型的壓力正在上升，但不應浪費開支。通過確定IT資產(chǎn)管理計劃的優(yōu)先級，企業(yè)可以識別并最小化IT產(chǎn)業(yè)的浪費支出。
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