企事業(yè)單位要進(jìn)行對(duì)外商業(yè)活動(dòng)，就免不了要簽訂一系列的合同。這就涉及到合同的管理，合同管理不僅影響到了具體項(xiàng)目的執(zhí)行，影響了經(jīng)營管理效率，對(duì)企事業(yè)單位的風(fēng)險(xiǎn)防控也至關(guān)重要。一旦出現(xiàn)糾紛，合同的重要性就顯現(xiàn)了出來。今天就給大家講一講企事業(yè)單位合同管理的難點(diǎn)以及友為合同管理系統(tǒng)給出的解決方案~
一、結(jié)構(gòu)龐大，多地辦公，審批困難
存在的問題：
有些企事業(yè)單位組織架構(gòu)龐大，分支機(jī)構(gòu)繁多或由多個(gè)相互關(guān)聯(lián)不同業(yè)態(tài)的公司組成。子公司分布在全國各地，管理人員又身兼多職，面對(duì)大量的合同審批，想要實(shí)現(xiàn)及時(shí)審批很困難。有些公司的審批制度還停留在面對(duì)面簽字審批的階段，審批的周期更加漫長。
友為解決方案：
友為合同管理系統(tǒng)可以根據(jù)企事業(yè)單位的需要，按部門，金額，合同類型設(shè)置不同的審批人員，還可以自定義審批流程，讓審批流程清晰可見，審批留痕。
系統(tǒng)適用于手機(jī)、平板、電腦等多種終端，員工或領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行審批，審批不會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差而被擱置。
系統(tǒng)還打通了和其他系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)與釘釘/企業(yè)微信系統(tǒng)的消息同步，單點(diǎn)登錄與審批跳轉(zhuǎn)，能快速通過釘釘/企業(yè)微信消息直接跳轉(zhuǎn)到合同審批，方便手機(jī)端快速審批，提高了合同審批的便捷度和效率。
二、合同數(shù)量龐大，查詢困難
存在的問題：
有些企事業(yè)單位平時(shí)涉及到的合同數(shù)量龐大，種類多，且合同處于不同的階段，有的剛簽訂完成，有的要收付款了，管理工作量大。對(duì)所有的合同沒有一個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)，查看所有合同所處的狀態(tài)很困難，如果一個(gè)員工同時(shí)簽訂了多個(gè)合同，后續(xù)跟進(jìn)也比較麻煩。對(duì)合同審計(jì)時(shí)，合同查找也很困難。
友為解決方案：
友為合同管理系統(tǒng)建立了合同臺(tái)賬，對(duì)所有的合同數(shù)據(jù)都進(jìn)行了匯總，在臺(tái)賬里，可以清晰看到合同的狀態(tài)，簽約相對(duì)方和結(jié)算的狀態(tài)，合同狀態(tài)的變動(dòng)也會(huì)有記錄。合同查詢很方便，可以按照合同類別、相對(duì)方、合同狀態(tài)、合同簽訂日期、經(jīng)辦部門、所屬公司、合同金額、合同編號(hào)等條件進(jìn)行一鍵查詢，快速找到相關(guān)合同。
系統(tǒng)還設(shè)置了結(jié)算跟蹤，會(huì)顯示合同的收付款狀態(tài)，如果需要延期結(jié)算，也可以在系統(tǒng)進(jìn)行登記。所有合同的結(jié)算狀況一覽無余，隨時(shí)可查。
三、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無提醒，有逾期風(fēng)險(xiǎn)
存在的問題：
合同的整個(gè)周期是漫長的，從擬定到審批、簽訂、履約、歸檔等的整個(gè)流程，有很多重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。稍有不慎，就會(huì)面臨拖延逾期影響項(xiàng)目進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)。但沒有專門的工具可以對(duì)這些重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行提醒，只能人為地牢記，有很大的遺忘風(fēng)險(xiǎn)。如合同審批被擱置；合同到期需續(xù)簽卻忘記續(xù)簽；客戶與供應(yīng)商有資質(zhì)要求，資質(zhì)即將過期；服務(wù)合同分期結(jié)算，合同款項(xiàng)需進(jìn)行到期跟進(jìn)。
友為解決方案：
友為合同管理系統(tǒng)設(shè)置了消息列表，對(duì)重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行提醒，對(duì)于有逾期風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)還會(huì)進(jìn)行消息預(yù)警，同時(shí)打通了和各系統(tǒng)之間的接口，消息可以同步到釘釘、企業(yè)微信和其他OA系統(tǒng)，消息實(shí)時(shí)推送，避免錯(cuò)過重要的消息，降低合同逾期的各種風(fēng)險(xiǎn)。
四、業(yè)財(cái)分離，對(duì)賬困難
存在的問題：
合同履行過程中也需要進(jìn)行財(cái)務(wù)履約，要進(jìn)行大量的收付款操作，這就需要財(cái)務(wù)部門進(jìn)行配合。大多數(shù)的企事業(yè)單位的合同履行和財(cái)務(wù)履約是割裂的，財(cái)務(wù)人員在收付款完成后，還需要進(jìn)行手工記賬，加大了工作量，后期對(duì)賬也存在困難。
友為解決方案：
友為合同管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)一體化，合同申請(qǐng)單設(shè)置了結(jié)算方案，在提交合同審批的同時(shí)也把財(cái)務(wù)履約的情況進(jìn)行了規(guī)定。等合同審批通過，財(cái)務(wù)人員就能直接進(jìn)行收款操作。付款還需提交合同付款申請(qǐng)單，審批通過后，財(cái)務(wù)人員通過線上銀企直聯(lián)進(jìn)行付款，流程結(jié)束即可一鍵推送到用友系統(tǒng)生成憑證，免除了手工記賬，人工核對(duì)，免除了很多不必要的工作，提高了工作效率。
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